個人情報保護方針

東急社宅マネジメント(以下「当社」といいます。)は、賃貸用不動産の管理・運営業務、法人借上社宅の管理代行業務等を主な事業内容としておりますが、これらの事業活動を通じて取得する個人情報を適切に取扱うことは社会的責任であるとの認識のもと、よりよい商品・サービスを提供させていただくため、以下に掲げる事項を基本方針として定め、これを実行し、かつ、維持いたします。

1. 個人情報の取得、利用及び提供

当社は、個人情報を、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で、ご本人の同意を得た上で、適切に取得、利用及び提供をいたします。また、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いを行わないための防止措置を講じます。 当社は、あらかじめご本人からの承諾を得ている場合又は法令による場合等を除き、個人情報を第三者に提供・開示いたしません。

2. 法令等の遵守

当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3. 個人情報の安全対策

当社は、合理的な安全管理措置を講じることにより、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、毀損等を予防します。また、必要に応じてこの安全管理措置の是正を行います。

4. 個人情報の苦情・相談への対応

当社は、個人情報の取扱いに関するご本人からの苦情及び相談について対応窓口を設置し、対応いたします。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報の適切な保護を維持するために、個人情報保護マネジメントシステムの定期的な見直しと改善を図ってまいります。

6. 個人情報保護方針の内容についての問合せ先

東急社宅マネジメント株式会社 業務推進部 業務推進グループ
〒163-0922
東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス22階
電話 03-3344-3109

2015年4月1日 制定
2021年10月1日 改正
東急社宅マネジメント株式会社
代表取締役社長 高木 均

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

個人情報のお取扱いについて

Ⅰ. 個人情報の利用目的

当社は、個人情報を、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で、ご本人の同意を得た上で、適切に取得、利用及び提供をいたします。 また、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いを行わないための防止措置を講じます。 当社は、あらかじめご本人からの承諾を得ている場合又は法令による場合等を除き、個人情報を第三者に提供・開示いたしません。

  1. お問合せ、お申込み、ご契約等により、当社が取得した個人情報(氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス等)を次に掲げる各業務に関する契約の履行、情報及びサービスの提供のために利用いたします。
    業務の種類 各業務で扱う個人情報の開示/非開示区分
    当社が委託企業様との契約に基づき、その従業員様等がお住まいになる社宅の管理・運営業務
    -
    当社が不動産売買及び賃貸借契約の当事者になる場合並びに当社が不動産売買及び賃貸借契約の仲介を行う場合の業務
    開示対象個人情報
    損害保険会社の代理店として保険契約の営業、契約締結、事故処理の補助業務
    当社に対し委託を行う損害保険会社の利用目的は、それぞれの会社のウェブサイト(下記)に記載してあります。

    <当社と取引のある保険会社>

    -
  2. 当社従業員の管理等に関する業務実施のため、当社が取得した個人情報(氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス等)を次に掲げる業務に利用します。
    利用する目的 個人情報の開示/非開示区分
    人事労務管理、福利厚生及び健康管理業務
    開示対象個人情報

    開示対象個人情報:特定の個人情報を容易に検索できるよう体系的に整理された情報の集合物を構成する情報であって、当社がご本人様から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供全てに応じる権限がある情報をいいます。ただし、次のいずれかに該当する情報は、開示対象個人情報としてお取扱いをいたしません。

    1. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体、又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
    2. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
    3. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
    4. 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがあるもの
  3. 上記1.により取得した情報、お客様との取引履歴等の情報を分析して、訪問、郵便物、電話、電子メール等による営業活動を行うため
  4. 上記1.により取得した情報、お客様との取引履歴等の情報を分析して、顧客動向分析又は商品開発等の調査分析を行うため
  5. 以下の公開又は市販されている媒体物等から個人情報を適正に取得し、上記1.から4.までの目的のために利用する場合があります。 不動産登記簿 / 公図 / 商業登記簿 / 信用情報機関 / 信用調査会社 / 住宅地図 / 電話帳その他第三者に公開されることがあらかじめご本人から承諾されている個人情報
  6. 上記以外の目的を、上記1.の各業務にて個別に明示する場合があります。その場合、本利用目的と合わせて当社の個人情報利用目的とさせていただきます。

Ⅱ. 個人情報の第三者提供

お客様の個人情報は、法令の規定に基づく場合を除き、事前にお客様の同意をいただいた上で第三者(外国にある者を含みます。以下同じです。)に提供させていただきます。
なお、ご本人からの申し出がありましたら、提供は停止いたします。

(提供する第三者の例示)

  • 契約の相手方となる者、その見込み客
  • 他の宅地建物取引業者
  • インターネット広告の掲載業者、不動産事業者団体
  • 指定流通機構
  • 不動産管理業者
  • 当社関係会社(東急住宅リース株式会社及びレジデンシャルパートナーズ株式会社)

(提供される情報項目)

  • 住所、氏名、電話番号等、上記1の利用目的の達成に必要な個人情報の所要項目
  • 上記による営業活動により契約が締結される場合は、契約締結及び履行に必要な事項

(提供の手段)

  • 書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等

Ⅲ. 個人情報の委託

お客様の個人情報については、原則として個人情報保護に関する契約を締結した相手先にその取扱いを委託する場合があります。

Ⅳ. 情報提供の任意性

お客様の個人情報の提供は、任意といたしますが、ご提供のない場合は、当社からのサービス、情報の提供、契約の締結等ができない場合があることをあらかじめご承知おきください。

Ⅴ. 個人情報の取扱いに関する周知事項等

  1. 組織の名称及び住所並びに代表者の氏名

    東急社宅マネジメント株式会社
    〒163-0922 東京都新宿区西新宿2-3-1
    取締役社長 高木 均

  2. 個人情報保護管理責任者

    当社は、次の者を個人情報保護管理責任者として定めております。
    東急社宅マネジメント株式会社 業務推進部長
    TEL 03-3344-3109

  3. 保有個人データの利用目的

    「Ⅰ. 個人情報の利用目的」記載のとおりです。

  4. 個人情報に関する苦情及び相談並びに開示等の窓口

    苦情・相談及び開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供停止)については、以下の窓口にて受付けております。

    東急社宅マネジメント株式会社 業務推進部 業務推進グループ
    〒163-0922
    東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス22階
    TEL 03-3344-3109

  5. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

    認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    苦情の解決の申出先:個人情報保護苦情相談室
    〒106-0032
    東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
    TEL 03-5860-7565/0120-700-779
    ※上記は、当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

  6. 開示等の請求手続き

    当社は、ご本人又はその代理人からの求めにより、以下の方法でご本人の個人情報の開示等をさせていただきます。

    1. お客様より開示等請求のお申し出の際に、次に掲げる事項を確認させていただきます。
      • お名前、住所及び電話番号
      • 当社との取引のあった時期
      • 内容(対象物件名、部屋番号等)
    2. 当社とのお取引の事実を確認後、現住所に当社より開示等請求の申込書を送付いたします。必要事項をご記入いただき、本人確認書類及び手数料を同封の上お申込みください。
    3. 本人確認書類は、公的証明書(運転免許証のコピー、住民票等)のご提出をお願いします。

      未成年者又は成年被後見人の法定代理人からの申し出の場合は、戸籍謄本等の資格を証明する書類に加え、当該代理人自身の本人確認書類が必要です。
      本人が委任した代理人からの申し出の場合は、本人の署名捺印のある委任状及び印鑑証明書(委任状の印影と同一のもの)並びに当該代理人自身の本人確認書類が必要です。
      ※ご本人又はその代理人を証明する書類に本籍地、個人番号(マイナンバー)又は臓器提供意思表示についての事項が記載されている場合は、それらが記載された部分を黒塗り消去の上ご提出ください。また、健康保険証を本人確認書類としてご提出いただく場合は、健康保険証の記号及び番号を黒塗り消去の上ご提出ください。

    4. 個人情報の利用停止等のご請求につきまして、ご請求に正当な理由があることが判明したときは、ご本人の権利利益の侵害の防止等のために必要な限度で利用停止等の対応をさせていただきます。ただし、利用停止等を行うことが困難な場合であって、ご本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、利用停止等ができないことがありますのでご了承ください。
    5. 開示対象個人情報の開示、第三者提供記録の開示又は利用目的の通知のご請求をされる場合は、1件1,000円の手数料をいただきます。 手数料は、郵便小為替又は郵便切手にてお支払いいただきます。
    6. お客様より開示等請求の申込書到着後、原則として2週間程度で、書面にて返送いたします。
    7. 開示等のご請求に伴い取得した個人情報は、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取扱うものといたします。
    8. 次のいずれかに該当する場合、開示等に応じかねますのであらかじめご了承ください。
      1. ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      3. 他の法令に違反することとなる場合
      4. ご提出書類に不備があり、本人確認、情報の特定ができない場合

Ⅵ.保有個人データの安全管理のために講じた措置

  1. 基本方針の策定

    個人情報の適正な取扱いの確保のため、「個人情報の取得、利用及び提供」、「法令等の遵守」、「個人情報の安全対策」、「苦情・相談への対応」、「個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善」等についての基本方針を策定

  2. 個人データの取扱いにかかる規律の整備

    取得、利用、保管、消去等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその責務等について、個人情報の取扱規程を策定

  3. 組織的安全管理措置

    個人情報の取扱いに関する責任者(個人情報保護管理責任者及び個人情報保護管理者)を設置するとともに、個人情報を取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人情報の範囲を明確化し、法令、取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告体制を整備

  4. 人的安全管理措置

    個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施、個人情報についての秘密保持に関する事項を取扱規程に記載

  5. 物理的安全管理措置

    個人情報を取扱う区域において、従業者の入室管理の制限を行うとともに、電子媒体、書類等の盗難、紛失等を防止するための措置を実施

  6. 技術的安全管理措置

    アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報の範囲を限定、個人情報を取扱うシステムについて外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

  7. 外的環境の把握

    クラウドサービスの利用等により個人情報を保管する可能性がある米国等における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

Ⅶ. 当社のウェブサイトにおける個人情報のお取扱いについて

  1. クッキー(Cookie)の使用について

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