社宅代行サービスとは？内容や流れ、メリットなどおすすめ15社を紹介

2023/06/20

社宅制度の導入にあたり、社宅代行サービスを検討されている企業担当者の方もいることでしょう。社宅代行サービスを提供する社宅管理代行会社にもさまざまあり、どの代行会社に依頼すればよいのか選び方がわからない、という場合も多いと思います。

本記事では、社宅代行サービスを利用するメリット・デメリットや社宅管理代行会社の選び方、おすすめの代行会社15社を紹介します。サービスの導入を検討している方は、ぜひ役立ててください。

社宅管理代行会社とは？

社宅管理代行会社とは、自社で行う社宅管理を外部企業に代わりに行ってもらうサービスです。

自社で社宅の管理を行う場合、物件を借りるための不動産会社や家主との交渉や、契約・更新・解約業務に賃料送金、支払い調書の作成など、さまざまな業務が発生します。特に企業の規模が大きくなると、全国に複数の社宅を構えることも多く、業務量は膨大になってしまうでしょう。

社宅管理代行会社を利用すれば、そうした業務の負担を軽減できる他、事業に精通したプロに代行してもらうことで、例えば敷金の精算など有利に進めやすくなるといったメリットもあります。

社宅代行サービスの内容

社宅代行サービスを利用すると、主に以下のような業務を代行してもらうことが可能です。

新規契約業務
解約業務
更新業務
定例業務

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

新規契約業務

新規契約業務において代行してもらえる内容としては、主に以下の通りです。

物件情報収集
物件選定・申込み
契約書チェック
契約書捺印・返送
契約金支払い

借り上げ候補の物件についての情報収集や、物件の選定・申込み、契約時の契約書チェックから捺印・返送、契約金の支払いなど、新規契約に関わる一連の業務について代行してもらうことができます。

解約業務

解約業務において代行してもらえる内容としては、以下のようなものがあります。

解約申入
精算書チェック
原状回復費均衡
敷金精算

家主から借り入れた社宅について、解約する場合には解約申入を行う必要があります。また、退去時の精算書チェック、原状回復費が適当なものであるかのチェックや敷金精算なども発生します。

特に、原状回復費や敷金精算などは専門的な知識が求められる部分なので、トラブルを避けるためにも代行してもらうメリットは大きいと言えるでしょう。

更新業務

更新業務においては、以下が挙げられます。

更新意思確認
更新書類チェック
更新料支払

家主との間で更新時期や更新料を設定している場合は、更新前に更新意思の確認や更新書類チェック、更新時の更新料支払いなどをしなければなりません。

定例業務

最後に、定例業務に関してです。主に以下のような内容となります。

賃料送金
データ管理
口座変更
法定調書作成

家主に支払う賃料や、送金した物件とそうでない物件のデータ管理、また必要に応じて口座変更や法定調書作成などを行う必要があります。代行会社に依頼することで、これらの業務に割く時間を他の業務に充てられるでしょう。

社宅代行のメリット

社宅代行を利用するメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

業務を効率化できる
社宅利用者の利便性・満足度を高められる
窓口を一本化できる
コストを削減できる

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

業務を効率化できる

社宅を自社で管理・運営するには、上述したようにさまざまな業務が発生します。一方、社宅代行サービスを利用すれば、そうした管理業務の多くを代行してもらうことが可能です。依頼する代行会社にもよりますが、社宅業務担当者の業務量を約80%程度削減できます。

社宅管理に関わる業務量を大きく削減することで、自社内のリソース流出も抑えられますし、空いた時間を他の業務に充てられるでしょう。

社宅利用者の利便性・満足度を高められる

社宅代行サービスを利用することで、社宅利用者の利便性・満足度を高めることができます。不動産のプロに物件調査や選定を代行してもらえるため、自社で探す場合と比べると、より目的に合致した質の高い物件を紹介してもらえるかもしれません。

その他、異動が集中する3～4月のいわゆる引っ越しの繫忙期と呼ばれる時期でも物件が不足する心配がなかったり、入居時のサポートがあったりすることで、利用者の利便性と満足度を向上できると言えます。

窓口を一本化できる

社宅代行サービスを利用すれば、窓口を一本化することが可能です。自社で社宅を管理する場合、賃貸契約を結ぶ家主と直に連絡を取らなければならない場面も出てくるでしょう。全国規模で支社を持つような企業になると、各エリアで社宅の管理を行う必要があり、その業務量は計り知れません。

しかし社宅代行サービスを利用することで、企業側の窓口は代行会社の一つのみで済ませることが可能です。

コストを削減できる

社宅代行サービスを導入することで、コストの削減もできます。例えば、物件退去時にはその損耗状況に応じて、敷金から精算を行うことになります。賃貸契約において、通常利用で発生する損耗については家主の負担となりますが、個別に適正な原状回復費用になっているか判断することは、素人目では簡単じゃありません。

社宅代行サービスを利用すれば、こうした専門知識の必要な原状回復費の適正化が可能になります。結果として、企業側が負担する費用を少なくすることができ、コスト削減につながるでしょう。

社宅代行のデメリット

社宅代行サービスを利用するデメリットとして、企業が社宅委託費用を負担しなければなりません。自社で管理する場合に比べると、委託費用というコストがかかってしまう点は留意しておく必要があります。

ただし社宅代行サービスを利用することで、自社の人的リソースを多く割く必要がなくなったり、原状回復費を適正化できたりするため、トータルで見るとコストを低く抑えられるでしょう。

なお、社宅委託費用はどの程度の内容を委託するかによって大きく変わるため、一概にいくらとはいえません。一般的に、委託する戸数に応じて、〇戸×〇円といった形で決められることになります。

社宅代行サービスの流れ

ここでは、社宅代行サービスを利用する流れを見ていきましょう。

具体的には、以下のステップで手続きを進めていきます。

社宅管理代行会社を選定して契約する
物件を選ぶ
社員へ入居アナウンスを行う
契約の締結・保管

1.社宅管理代行会社を選定して契約する

まずは、社宅管理代行会社を選びましょう。

なお、社宅管理代行会社を選ぶポイントやおすすめの企業については後述します。代行を依頼する社宅管理代行会社を決めたら、代行会社に問い合わせをして、契約を行いましょう。

2.物件を選ぶ

社宅管理代行会社と契約したら、代行会社から社宅の候補となる物件の紹介を受けることができます。

代行を依頼した場合、物件周りの手続きのほとんどを代行してもらうことが可能です。企業としては、選定された物件から社宅にしたい物件を選びます。

3.社員へ入居アナウンスを行う

代行会社から選定された物件について、社員へ入居アナウンスを行います。鍵の受け取り方法や管理会社の案内などについては、代行会社にサポートしてもらうことが可能です。

4.契約の締結・保管

最後に、企業と賃貸物件の家主とで賃貸借契約を締結し、従業員が入居者として入居できるようになります。契約情報は代行会社のWeb管理システムで閲覧することが可能です。

社宅管理代行会社を選ぶときのポイント

ここでは、社宅管理代行会社を選ぶときのポイントを紹介します。

具体的には以下の通りです。

実績
自社との適合性
サポート体制
プラン
費用

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

実績

まずは社歴や受託企業数、受託管理戸数など実績を確認しましょう。実績が豊富であれば、過去のノウハウが蓄積されていると考えられます。また、多くの企業から選ばれているということは、それだけ質の高いサービスを提供していると捉えることもできるでしょう。

自社との適合性

社宅管理代行会社が提供しているサービスの内容が、自社の状況と適合しているかどうかも事前に確認しましょう。社宅には「社有社宅」と「借り上げ社宅」があり、どちらのサービスに対応しているかで依頼する会社が絞られます。また、一棟借りやマンスリー利用が可能かどうかなど、具体的なサービスの内容についても確認しておくことが大切です。

サポート体制

契約後のサポート体制はどうなっているのかも、社宅管理代行会社を選ぶうえで重要なポイントです。従業員が社宅に入居した後に、どの程度アフターフォローしてもらえるかで入居者の満足度も変わってくるでしょう。サポート体制が不足していると、自社で対応しなければならないことが増えて、社宅管理代行会社を利用するメリットが薄れてしまいます。